Staff Pengadaan – Tidak Sesederhana Menukar Uang dengan Barang dan Jasa

  • Peran staff pengadaan adalah memastikan barang dan jasa yang dibeli sesuai dengan kebutuhan dengan harga dan kualitas yang terbaik, serta memastikan prosesnya berjalan dengan tata kelola yang baik
  • Rutinitas staff pengadaan adalah mempersiapkan berbagai dokumen, riset harga pasar, berkoordinasi dengan user dan vendor
  • Pekerjaan ini menuntut skill komunikasi, ketelitian, dan insting yang kuat
  • Pahami filosofi pekerjaan untuk memaknai setiap usaha yang dilakukan sehingga terhindar dari kebosanan

Muhammad Arie Setiawan atau akrab dipanggil Arie (@m.s.arie) adalah lulusan Fakultas Ekonomika dan Bisnis, jurusan Manajemen, di Universitas Gadjah Mada. Kini, ia bekerja sebagai staff pengadaan di instansi pemerintah yang bergengsi, yaitu Lembaga Penjamin Simpanan (LPS). Tugas bagian pengadaan di tempat kerjanya itu ternyata tidak sesederhana membeli barang dari vendor, melainkan harus mempersiapkan banyak dokumen dan melewati serentetan proses yang panjang. Sebagai pekerja kantoran, ia juga menceritakan tentang pentingnya mengetahui filosofi dan makna pekerjaan untuk mencegah rasa bosan dan menjadi karyawan yang kritis dan senantiasa bertumbuh. Mari simak cerita selengkapnya.

Ingin Menjadi Sosok Manajer yang Gagah dan Keren

Awalnya, alasan saya masuk jurusan Manajemen ada dua faktor. Pertama, karena faktor keluarga. Kebetulan ayah saya adalah dosen manajemen dan kedua kakak saya juga lulusan manajemen. Jadi, dari situ saya terdoktrin untuk masuk jurusan manajemen juga.

Kedua, karena faktor referensi. Saya sering lihat sosok manajer di film dan sinetron. Di situ, manajer kelihatan gagah, kerja di gedung tinggi, pakai pakaian rapi, dan pekerjaannya terlihat keren. Mungkin kalau manajer tidak digambarkan sekeren itu, saya nggak akan tertarik. Nah, terus kalau pengen jadi manajer itu kuliahnya di jurusan manajemen, makanya saya ambil manajemen.

Pentingnya Soft Skill saat Melamar Kerja

Selama kuliah, saya nggak hanya belajar tentang manajemen, saya juga belajar tentang antropologi, psikologi, hukum bisnis, dan berbagai mata kuliah pendukung lainnya. Selain itu, selama proses perkuliahan itu, saya juga belajar soft skill, seperti skill presentasi, kepemimpinan, menyampaikan ide, dan bekerja sama dengan orang lain. Saya melihat sebenarnya dunia pendidikan kita ini udah mulai sadar bahwa di dunia kerja membutuhkan soft skill seperti itu.

Jurusan yang saya ambil sangat membantu saya dalam menghadapi dunia kerja, karena saya memandangnya dari keseluruhan proses perkuliahan. Nggak cuma pembelajaran yang didapat sesuai judul jurusannya.

Waktu kita mendaftar kerja, ijazah memang salah satu persyaratan melamar kerja. Tapi employer tidak hanya melihat ijazahnya, mereka juga melihat kualitas diri kita yang tercermin dari hasil kristalisasi bagaimana kita dilatih mengembangkan ide, mengasah ketajaman pemikiran, kemampuan kita untuk berkomunikasi di depan umum, menyampaikan ide kita semasa kuliah. Proses ini tidak sebentar dan memang perlu dilatih. 

Kalau kita memandang kuliah itu cuma untuk dapat gelar sarjana atau biar kita tahu tentang suatu bidang khusus, sesungguhnya, kita jadi orang yang merugi. Di kampus itu banyak sarana kita belajar, ada berbagai macam organisasi sebagai wadah kita untuk mengembangkan karakter dan soft skill. Ini penting karena soft skill itu sifatnya tidak kelihatan dan tidak ditulis di ijazah, dan itu harus dibuktikan saat wawancara kerja, saat proses rekrutmen. Di situ bakal ketahuan. Makanya, jangan kuliah-pulang, kuliah-pulang. Saya yakin mahasiswa punya waktu luang untuk ikut organisasi atau magang. Intinya, jangan sia-siakan waktu untuk mengembangkan diri di masa kuliah.

Tidak Berhenti Mencoba

Saya bukan tipe orang yang picky tentang pekerjaan, pokoknya apa yang buka langsung masukkin dan daftar, follow akun lowongan kerja, dan ikut acara job seminar. Saya ikut segala macam tes dan daftar ke 10 atau 15 perusahaan, termasuk Lembaga Penjamin Simpanan atau LPS.

Di LPS, proses rekrutmennya standar, hampir sama kayak BUMN dan lembaga negara yang lain. Awalnya ada proses tes psikologi dasar dan tes menggambar, lalu ada tes TOEFL juga. Setelah itu ada wawancara psikolog yang dilakukan secara remote. Habis itu ada medical check-up, sama lah kayak perusahaan lain. Terus, terakhir wawancara sama user, orang-orang yang akan mempekerjakan kita. Prosesnya memang cukup lama, kurang-lebih 3 bulan. Persaingannya lumayan ketat waktu itu, dari 22.000 orang yang daftar, diambil 107 orang.

Proses Pengadaan di Perusahaan Tidak Sesederhana Membeli Barang dan Jasa

Peran pengadaaan adalah untuk memastikan bahwa proses pengadaan dilakukan dengan tata kelola yang baik, memastikan bahwa barang dan jasa yang dibeli itu udah benar-benar sesuai kebutuhan dengan kualitas dan harga yang terbaik, sehingga proses pengadaan barang dan jasa di perusahaan itu bisa berjalan secara lebih efisien.

Proses pengadaan barang dan jasa dimulai dari munculnya kebutuhan user di suatu unit kerja, lalu mereka membuat dokumen Kerangka Acuan Kerja (KAK) atau Spesifikasi dan Teknis. Dokumen itu berisi rincian-rincian mengenai barang atau jasanya seperti apa, termasuk mengenai kualifikasi vendornya. Di situ juga tercantum jangka waktu pengerjaan, berapa anggarannya, bagaimana termin pembayaran yang diinginkan oleh user.

Setelah itu, kami dari bagian pengadaaan (terdiri dari bagian perencanaan dan pelaksanaan) akan menganalisis dokumen KAK dari user, lalu menentukan metodenya, apakah pakai tender atau pemilihan langsung. Setelah itu, kami membuat dokumen pemilihan yang isinya penjelasan tentang metode apa yang dipakai dan kualifikasinya gimana.

Kami juga harus bikin Harga Perkiraan Sendiri (HPS) yang fungsinya adalah untuk mengetahui harga pasarannya atau harga wajar dari barang atau jasa. Lalu, kami juga bikin form evaluasi untuk menilai kinerja vendor. Terakhir, kami juga harus nyiapin draft kontrak kalau misalnya jadi deal.

Selanjutnya, kalau metode yang dipakai adalah tender, ada juga rapat penjelasan untuk konfirmasi atau tanya-jawab bagi vendor-vendor yang mungkin masih bingung dan mempunyai hal-hal yang perlu dikonfirmasi. Lalu ada masa sanggahan juga, dimana vendor yang curiga  kalau prosesnya tidak sesuai dengan dokumen yang tertera atau mencium kecurangan, dia bisa membuat laporan aduan. Misalkan tenggat waktunya sudah terlewati dan nggak ada laporan aduan, baru bisa ditunjuk pemenang. Prosesnya emang panjang, satu tender prosesnya sekitar 1 bulan. 

Jadi, dari proses pengadaan itu, rutinitas saya sebagai staff pengadaan adalah membuat dan mempersiapkan dokumen-dokumen dan juga riset untuk cari tahu tentang harga pasaran. Selain itu, kami juga banyak koordinasi dengan unit kerja-unit kerja lain untuk menyeragamkan pandangan kita terhadap barang dan jasa yang diminta, sebenarnya maunya yang seperti apa. Terus kita lihat lagi persyaratan kualifikasinya apakah sesuai atau nggak, di situ kita analisis lagi apakah ada vendor yang bisa memenuhi kualifikasi, jangan sampai kita buat kualifikasi tapi nggak ada yang bisa memenuhi, karena nanti ujung-ujungnya bisa gagal.

Perlu Skill Komunikasi, Ketelitian, dan Insting yang Kuat

Karena bagian pengadaan di tempat kerja saya melayani banyak unit kerja, maka diperlukan skill komunikasi yang baik. Selain itu, terkadang user juga bingung menggambarkan apa yang mereka butuhkan.

Pekerjaan ini juga menuntut ketelitian karena banyak berurusan dengan berbagai dokumen. Kalau salah ketik dalam membuat dokumen dan pihak lain menginterpretasikan secara berbeda, akibatnya bisa sampai gagal lelang. Selain itu, tanggung jawab yang dipikul sebagai staff pengadaan juga besar karena menyangkut kelancaran proyek berbagai unit kerja.

Dalam menaksir Harga Perkiraan Sendiri, saya juga perlu insting yang kuat. Saya juga harus mampu mendeteksi keanehan sejak dini, misalkan kualifikasi yang tidak sesuai, karena juga akan berakibat gagalnya lelang. 

Ketahui Filosofi Pekerjaan agar Tidak Bosan

Bagi teman-teman yang ingin menjadi staff pengadaan, khususnya di dalam institusi pemerintah, bisa mulai pelajari Perpres No.16 tahun 2018 tentang pengadaan barang dan jasa pemerintah. Bisa juga mampir di website-nya LKPP (Lembaga Kebijakan Pengadaan Pemerintah) untuk cari tahu lebih lanjut tentang kebijakan-kebijakan pengadaan di pemerintahan. Selain itu, bisa juga belajar dari orang-orang yang udah berpengalaman di bidang pengadaan.

Satu hal lagi yang penting adalah ketahui filosofi pekerjaan yang akan kalian tekuni. Pahami tujuan dan peranan pekerjaan tersebut. Renungkan pengaruh apa yang dapat kalian kontribusikan kepada perusahaan lewat pekerjaan kalian. Ketahui esensi pekerjaan tersebut, maka kalian akan lebih menghargai pekerjaan yang kalian lakukan dan tidak cepat bosan.

Saran saya, bangun juga pola pikir kritis terhadap tugas yang diberikan dalam sebuah pekerjaan. Coba untuk pertanyakan kenapa harus melakukan ini? Kenapa prosesnya harus seperti ini? Kalau kita hanya melaksanakan perintah dari bos, nanti jatuhnya kita seperti robot tanpa kita memahami apa yang kita kerjakan.